halaman7.com – Calang: Baru-baru ini masyarakat Kabupaten Aceh Jaya dihebohkan dengan aksi kriminal pencurian arsip negara milik pemerintah setempat yang di gasak kawanan maling.
Bahkan aksi pencurian tersebut pihak kepolisian dari Polres Aceh Jaya berhasil menangkap para pelaku dengan cepat yang telah mengasak para arsip Negara. Sehingga banyak dari kalangan masyarakat yang mengapresinya karena pihak kepolisian telah menangkap para pelakunya.
Namun demikian, atas hilangnya dan pencurian arsip negara Pemerintah Aceh Jaya, Forum Anak Bangsa (Forkab) Aceh mempertanyakan hasil penyidikan kepolisian apakah ada unsur kelalaian dari instansi yang bersangkutan. Hingga para malig bisa mengambilnya dengan aksi yang berulang hingga beberapa ton.
Menurut Mawardi selaku pengurus Forkab Aceh, dari beberapa media menyebutkan arsip yang dicuri tersebut merupakan milik Pemda Aceh Jaya di bawah BPKK setempat, yang mana semua laporan kegiatan dan keungan tersimpan di dinas itu. Seharusnya dokumen negara harus disimpan dengan bagus dengan pengawalan yang super ketat.
“Kita mengetahui, Arsip tersebut milik Badan Pengelola Keuangan Kabupaten (BPKK) dan jelas sangat di sayangkan jika arsip itu hilang begitu saja. Sebagai pegawai administrasi saudara mempunyai kewajiban untuk mengamankan dokumen negara,” kata Mawardi, Rabu 1 Juni 2022.
Lebih lanjut, Mawardi menjelaskan dari hasil amatan di TKP pihaknya menemukan tidak terdapat pengaman yang memadai seperti jendela terbuka. Juga tidak ada pengamanan tambahan yang di pasang dan lebih parahnya lagi tidak ada palang atau nama yang menyatakan itu arsip milik negara.
Selain itu, dari hasil penyidikan kepolisian aksi pencurian sudah melakukan aksinya hingga 10 kali sehingga ini sangat menyayangkan lemahnya pengamanan arsip milik negara tersebut.
“Kita minta kepada Bupati Aceh Jaya untuk mengevaluasi kinerja instasi BPKK dan untuk DPRK Aceh Jaya diminta untuk membuat tim pansus atas hilangnya arsip negara,” ungkap Mawardi.
Lanjut Mawardi, mengingat peran arsip sangat penting maka harus mendapatkan perhatian khusus. Dalam aktivitas kantor diperlukan suatu sistem penanganan arsip atau manajemen arsip yang baik dan benar. Agar arsip kantor dapat terpelihara dan mudah ditemukan apabila diperlukan. Sehingga keberadaan arsip benar-benar menunjukkan peran yang penting dalam mendukung penyelesaian pekerjaan dalam organisasi.
Dengan demikian, hal yang wajar apabila terhadap pejabat dan/atau pelaksana yang melakukan pelanggaran dalam penyelenggaraan kearsipan dapat dikenakan sanksi hukum baik sanksi administrasi maupun sanksi pidana.
“Banyak sekali yang menjadi tanda tanya kami dalam hal ini. Apakah layak di katakan menyimpan dokumen lembaga di toko pemda yang fasilitasnya tidak memadai, apakah sudah sesuai prosedurnya,” ujarnya.
Karena dari pihak yang bersangkutan tidak menjelaskan ke publik arsip seperti apa yang disimpan disana. Seharuanya Pejabat-pejabat Perbendaharaan Negara yaitu BPKK, mempunyai tanggung jawab yang besar untuk menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen yang ada dalam kewenangannya masing-masing.
Mawardi mengingatkan pengelolaan arsip haruslah dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip, sehingga siapa saja yang merusak, menghilangkan, menyalahgunakan arsip dan tidak menjaga keutuhan keselamatan dan kerahasiaan arsip dapat dikenakan sanksi hukum kepada instansi tersebut.
Kelangsungan hidup atau keberadaan organisasi perlu dilakukan pengelolaan arsip secara baik dan terprogram.
“Dokumen/arsip sangat penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum, dan memori organisasi, dan dapat digunakan sebagai alat melakukan perencanaan, perumusan kebijakan, mengambil keputusan, dan sebagainya,” imbuhnya.
Seperti diketahui eksistensi dunia kearsipan memang sangat terbatas dan terabaikan. Sehingga secara umum pengetahuan pegawai terhadap arsip sebatas naskah atau tumpukan kertas. Padahal arsip tidak sekedar naskah atau tumpukan kertas, tetapi arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 Tahun 2009 pasal 1).
Bagi organisasi, arsip adalah jendelanya organisasi. Arsip sangat penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk melaksanakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam organisasi.
Begitu pentingnya arsip bagi organisasi, sehingga diperlukan adanya upaya dan tindakan perlindungan dan pengamanan oleh pejabat pengelola arsip untuk mencegah rusak dan hilangnya arsip.[Mus Calang| red 01]
